Når timeføring ikke henger sammen med prosjekt og faktura, blir marginene uklare. Og når timelister må etterregistreres, blir det ofte feil. Et SMB‑vennlig verktøy skal gjøre det lett å føre timer i felt, få kontroll på budsjett og viderefakturering. Og sende riktige tall videre til lønn og regnskap.
Innholdsfortegnelse
- Før du starter: beslutninger som gjør oppsettet SMB‑vennlig
- Minimumsoppsett, rask start (5–10 minutter)
- Detaljert steg‑for‑steg oppsett
- Opprett prosjekter og prosjektstruktur
- Konfigurer timetyper, tillegg og fravær
- Legg inn ressurser/brukere, roller og satser
- Koble timer til prosjektøkonomi
- Budsjett og kostnadstyper
- Viderefakturering av materiell og utlegg
- Godkjenningsflyt og kvalitetssikring av timelister
- Mobil timeføring og feltarbeid, praktiske workflows
- Integrasjoner med regnskap og lønn (Tripletex, Duett osv.)
- Rapportering: nøkkelrapporter for sanntids lønnsomhet
- Migrasjon fra Excel og vanlige importformater (CSV, SAF‑T)
- SMB‑vennlige standarder og minimumskonfigurasjon (quick checklist)
- Vanlige problemer og feilsøking
- Onboarding‑checklist og roller, hvem gjør hva (tidslinje)
- Call to action og videre steg
- FAQ
- Hvordan kommer jeg i gang med timeføring i et SMB‑vennlig verktøy?
- Hvordan kobler jeg timene til et prosjekt og budsjett?
- Hvordan integreres timene med regnskap og lønn (f.eks. Tripletex eller Duett)?
- Hvordan registrerer ansatte timer fra mobilen, og fungerer det offline?
- Hvordan settes overtid, tillegg og timebank opp?
- Hvordan godkjenner jeg timelister (en‑ eller flernivå) før lønn/fakturering?
- Hvordan viderefakturerer jeg materiell og utlegg på prosjekt?
- Hvilke rapporter bør jeg bruke for å følge prosjektøkonomien i sanntid?
- Hvordan migrerer jeg timedata fra Excel til et nytt system (CSV/SAF‑T)?
- Hva koster det og hvilken pakke trenger en liten bedrift for prosjekt og timeføring?
Eksempel gjennom artikkelen: Oppdrag “Bytte rørsystem i næringsbygg” med 3 faser (Rigging, Montering, Testing) og 2 ansatte.
Før du starter: beslutninger som gjør oppsettet SMB‑vennlig
Ta fem avklaringer før du trykker “opprett prosjekt”. Da slipper du å bygge et for komplisert system.
- Prosjektnivå: Skal dere føre på prosjekt, eller på prosjekt + fase/aktivitet? For de fleste SMB holder det med 3–10 faser per prosjekt.
- Timekoder: Hold det kort. Start med “Arbeid”, “Reise”, “Overtid”, “Fravær”.
- Godkjenning: Ukentlig godkjenning gir god kontroll uten for mye mas. Daglig passer hvis dere fakturerer tett og har mange småjobber.
- Prislogikk: Skilj mellom kost (intern lønnskost) og pris (fakturerbar sats). Dette er en vanlig feilkilde.
- Integrasjon: Bestem tidlig om timer skal til lønn/regnskap via integrasjon (f.eks. Tripletex/Duett) eller eksportfil.
Vil du sammenligne verktøy før du bestemmer deg, se Prosjektstyringsverktøy for små og mellomstore bedrifter: sammenligning, pris og anbefaling.
Minimumsoppsett, rask start (5–10 minutter)
Målet her er å få første prosjekt i drift med lav admin.
- Opprett prosjekt
- Prosjektnavn: “Bytte rørsystem – Kunde X”
- Kundenavn + referanse (ordrenr. hvis dere har det)
- Legg inn 3 faser
- Rigging
- Montering
- Testing
- Opprett brukere
- 2 feltansatte + 1 godkjenner (formann/leder)
- Lag én standard timetype
- “Arbeid (ordinær)”
- Aktiver mobilapp for brukerne
- Sørg for at de kan velge prosjekt og fase i appen
Dette er nok til å teste flyt: mobil registrering → godkjenning → rapport.
Detaljert steg‑for‑steg oppsett
Opprett prosjekter og prosjektstruktur
Trinn 1: Definer prosjektmal (anbefalt)
- Standard faser (3–10)
- Standard timekoder
- Standard regler for godkjenning
Trinn 2: Opprett prosjektkort Bruk faste felter. Det gjør rapportene ryddige senere:
- Kunde
- Prosjektleder
- Start/slutt (om dere har)
- Prosjekttype (f.eks. service / entreprise)
- Faktureringsmodell (fastpris / medgått)
Skjermbilde-mal: Prosjektkort
Konfigurer timetyper, tillegg og fravær
Start enkelt. Du kan utvide senere.
Anbefalte timekoder (kopierbar liste)
- Arbeid (ordinær)
- Reise
- Overtid 50%
- Overtid 100%
- Pause (valgfritt)
- Fravær – egenmelding/syk
- Fravær – ferie
Trinn 3: Sett regler for overtid/timebank (hvis relevant)
- Hva som skal gi tillegg (over 9 t/dag, helg, kveld osv.)
- Om overtid skal utbetales eller legges i timebank/avspasering
- Om reisetime er fakturerbar eller kun kost
> Vanlig feil: Overtid blir registrert, men mangler kobling til lønnsart. Da stopper lønnskjøringen eller blir feil.
Skjermbilde-mal: Timekodeoppsett
Legg inn ressurser/brukere, roller og satser
Trinn 4: Opprett ressurser
- Feltansatt (kan registrere timer/utlegg)
- Prosjektleder/formann (kan godkjenne)
- Økonomi/lønn (kan eksportere og avstemme)
Trinn 5: Legg inn satser riktig Du trenger ofte to satser per person/rolle:
- Kostpris per time (til prosjektkost og lønnsomhet)
- Fakturerbar timepris (til kunde)
Hvis dere priser likt for alle, kan dere starte med én standard timepris og finjustere senere.
Koble timer til prosjektøkonomi
Prosjektøkonomi blir brukbar først når timer, materiell og utlegg havner på riktig prosjekt og fase.
Budsjett og kostnadstyper
Trinn 6: Lag et enkelt budsjett For eksempel:
- Arbeid: 120 timer
- Materiell: 35 000
- Utlegg: 8 000
Del gjerne på faser hvis du vil se hvor det sprekker.
Kostnadstyper du bør skille mellom
- Lønn (timer)
- Materiell (innkjøp / vareforbruk)
- Underentreprenør
- Maskintimer (hvis relevant)
- Utlegg (bom, parkering, diett etter avtale)
Viderefakturering av materiell og utlegg
Trinn 7: Sett prinsipp for viderefakturering
- Materiell: viderefaktureres med påslag eller til innkjøpspris (avtaleavhengig)
- Utlegg: viderefaktureres med dokumentasjon (kvittering/bilde)
Praktisk regel: Krev at utlegg alltid får vedlegg (foto av kvittering) i appen.
Godkjenningsflyt og kvalitetssikring av timelister
Godkjenning er “sikkerhetsnettet” før lønn og faktura.
To enkle modeller
- Én-nivå: Ansatt fører → prosjektleder godkjenner.
- To-nivå: Prosjektleder attesterer → økonomi godkjenner/eksporterer.
Trinn 8: Sett opp rytme og varsler
- Ukentlig frist (f.eks. mandag 10:00)
- Automatiske påminnelser til ansatte
- Varsel til godkjenner når timelister er klare
> Flaskehals å unngå: Alt stopper hos én person. Ha en stedfortreder for godkjenning ved ferie/sykdom.
Mobil timeføring og feltarbeid, praktiske workflows
Adopsjon i felt handler om færrest mulig trykk.
Anbefalt feltflyt
- Velg prosjekt
- Velg fase/aktivitet
- Velg timekode (Arbeid/Reise/OT)
- Legg inn timer (start/stop eller antall)
- Legg ved foto (dokumentasjon/kvittering)
- Be om signatur ved behov (for avviksarbeid/tillegg)
Tips for høy bruk
- Lag “favoritter” (de mest brukte prosjektene og fasene)
- Bruk korte, gjenkjennelige navn (ikke interne forkortelser)
- Avklar én regel: “Timer føres samme dag”
Verktøy i denne kategorien markedsfører ofte mobil timeregistrering for feltarbeid, se f.eks. SmartDok sin side om timeregistrering.
Integrasjoner med regnskap og lønn (Tripletex, Duett osv.)
Målet er å unngå dobbeltføring. Du vil ha én kilde for timer og utlegg.
Hva som typisk bør flyte til regnskap/lønn
- Timer per ansatt (med lønnsart/tillegg)
- Fravær (til lønn/HR)
- Utlegg (til regnskap og viderefakturering)
- Fakturagrunnlag (timer + materiell)
Trinn 9: Sjekkpunkter før du skrur på integrasjon
- Prosjektnummer/kundereferanse matcher i begge systemer
- Timekoder er koblet til riktige lønnsarter
- MVA- og varetyper (hvis materiell går til faktura)
- Godkjenning er på plass (ikke eksporter uattesterte timer)
For funksjonsoversikt og typiske oppsettkrav kan du se:
- Tripletex prosjekt og timeføring og Tripletex priser
- Duett Prosjekt – timeregistrering for håndverkere (HMS/KS/SJA)
For mer “systematisk” oppsettslogikk (ressurser, timelister, prosjektstruktur) er denne nyttig som referanse: Microsoft Learn: oppsett av ressurser, timelister og prosjekter.
Rapportering: nøkkelrapporter for sanntids lønnsomhet
Sett opp 3 rapporter først. Bruk dem fast.
- Timeliste per ansatt (uke): Mangler, overtid, fravær.
- Budsjett vs. faktisk (prosjekt/fase): Timer og kostnader mot budsjett.
- Prosjektresultat/margin: Inntekt (fakturert/planlagt) minus kost.
Skjermbilde-mal: Budsjett vs. faktisk
Migrasjon fra Excel og vanlige importformater (CSV, SAF‑T)
Hvis dere kommer fra Excel, hold migrasjonen liten.
Anbefalt plan
- Importer kunder og prosjekter først.
- Lag timekoder og faser.
- Ta med åpne prosjekter og kun siste 1–3 måneder med timer (hvis nødvendig).
- Gjør en testimport med 10 linjer før full import.
Excel-rydding før CSV-import
- Én rad per føring: dato, ansatt, prosjekt, fase, timekode, antall timer
- Unngå fritekst i “timer”-felt (kun tall)
- Standardiser prosjektnavn/prosjektnummer (samme stavemåte overalt)
SAF‑T brukes typisk for regnskapsdata ved systembytte. For timeføring er CSV ofte mest praktisk, men sjekk hva verktøyet deres støtter.
SMB‑vennlige standarder og minimumskonfigurasjon (quick checklist)
Kopier denne som “minimum” for små team:
- 3–10 faser per prosjekt
- 6–10 timekoder totalt
- Ukentlig frist + automatisk påminnelse
- Standard timepris + standard kostpris (juster senere)
- Krav om prosjekt + fase på alle føringer
- Krav om kvitteringsbilde på alle utlegg
CTA (praktisk): Lag en intern “Oppstart‑PDF” ved å kopiere sjekklisten over inn i et dokument, og bruk den når dere onboarder nye ansatte.
Vanlige problemer og feilsøking
- Feil timepris i rapportene: Sjekk om rapporten bruker kost eller salgspris. Det er to forskjellige tall.
- Timer havner på “diverse”/uten prosjekt: Gjør prosjektvalg obligatorisk. Fjern generiske prosjekter.
- Godkjenning stopper opp: Sett stedfortreder og faste frister. Kutt ned antall timekoder.
- Materiell blir ikke viderefakturert: Krev varelinjer med prosjektkobling. Avklar om dere fakturerer med påslag.
- Import gir duplikater: Testimport først. Bruk unike nøkler (dato + ansatt + prosjekt + fase).
Onboarding‑checklist og roller, hvem gjør hva (tidslinje)
Dag 1 (pilot) – 2–4 timer
- Leder/økonomi: opprett firmainnstillinger, timekoder, godkjenning (60–90 min)
- Prosjektleder: lag prosjektmal + pilotprosjekt (30–60 min)
- 2 ansatte: installer app, før timer én dag (15 min hver)
- Økonomi: sjekk rapport “budsjett vs faktisk” (30 min)
Uke 1 – stabilisering
- Juster timekoder (fjern det som ikke brukes)
- Avklar viderefakturering av utlegg og materiell
- Koble integrasjon til regnskap/lønn etter at pilot fungerer
Uke 2 – utrulling
- Rull ut til resten av teamet
- Sett faste frister og rutine for avstemming
Call to action og videre steg
Test verktøyet med ett pilotprosjekt før dere flytter alt. Be om en demo eller start en gratis prøveperiode hos leverandøren du vurderer. Ha med denne sjekklisten og krev at de viser: mobil flyt, godkjenning, rapport “budsjett vs. faktisk”, og eksport til lønn/regnskap.
—
FAQ
Hvordan kommer jeg i gang med timeføring i et SMB‑vennlig verktøy?
Opprett ett pilotprosjekt, 3 faser, 2–3 brukere og én standard timekode. Start med ukentlig godkjenning.
Hvordan kobler jeg timene til et prosjekt og budsjett?
Gjør prosjekt og fase obligatorisk på alle føringer. Legg inn budsjett i timer og kost, og følg “budsjett vs. faktisk”.
Hvordan integreres timene med regnskap og lønn (f.eks. Tripletex eller Duett)?
Koble timekoder til lønnsarter, sørg for at prosjektnummer/kunde matcher. Og eksporter kun godkjente timelister.
Hvordan registrerer ansatte timer fra mobilen, og fungerer det offline?
Sett opp en enkel flyt: prosjekt → fase → timekode → timer. Sjekk at verktøyet dere velger støtter offline‑modus hvis dere jobber uten dekning.
Hvordan settes overtid, tillegg og timebank opp?
Lag egne timekoder for tillegg og definer regler for når de trigges. Avklar om overtid skal utbetales eller settes i timebank.
Hvordan godkjenner jeg timelister (en‑ eller flernivå) før lønn/fakturering?
Start med én-nivå (prosjektleder). Gå til to-nivå hvis dere trenger ekstra kontroll før eksport.
Hvordan viderefakturerer jeg materiell og utlegg på prosjekt?
Registrer materiell/utlegg med prosjektkobling og vedlegg. Definer om dere fakturerer med påslag eller til innkjøpspris.
Hvilke rapporter bør jeg bruke for å følge prosjektøkonomien i sanntid?
Timeliste per ansatt, budsjett vs. faktisk per fase, og prosjektmargin/prosjektresultat.
Hvordan migrerer jeg timedata fra Excel til et nytt system (CSV/SAF‑T)?
Rydd Excel til én rad per føring, standardiser prosjektnavn/nummer. Og kjør testimport med få linjer før full import.
Hva koster det og hvilken pakke trenger en liten bedrift for prosjekt og timeføring?
Det varierer per leverandør og modul. Se etter pris per bruker, hva som inngår (prosjekt, mobil, godkjenning, integrasjon), og eventuelle oppstartskostnader.
